Backfolio verbindet Work Center, Projekt-Cockpit, Teamplanung, Ressourcenplanung, Kundenportal, Dateiablage, Reviews, Media Delivery, MAIL, KI-Assistent, Bankanbindung und vollständige Buchhaltung auf deiner eigenen Domain. Alles davon ist im Einmalpreis von 299 € enthalten.
Seit Version 6 sind KI-Assistent, Belegerkennung, Bankanbindung für alle Banken, ein vollwertiger Mailclient, Ressourcenplanung, Projekt-Blueprints, Meeting-Auswertung, Passkeys, automatische Backups und die installierbare Mobil-App dazugekommen. Alles ohne Aufpreis.
Ein Assistent im Portal nimmt Anweisungen in normaler Sprache entgegen und führt sie aus.
Rechnungen und Quittungen werden ausgelesen, nicht abgetippt.
FinTS 3.0 mit PIN/TAN, nicht mehr auf ein einzelnes Institut festgelegt.
Ein vollwertiger Mailclient über IMAP und SMTP, direkt im Portal.
Kapazitäten, Zuweisungen und Auslastung über das ganze Team hinweg.
Wiederkehrende Projektarten legst du einmal an und startest sie danach per Klick.
Aufzeichnungen und Notizen werden zu einem verwertbaren Ergebnis.
Moderne Anmeldung und serverseitig geprüfte Rechte.
Das Portal kümmert sich um seinen eigenen Zustand.
Backfolio lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen und arbeitet auch bei schlechter Verbindung weiter.
Sieben Agentur-Positionen bestimmen, wer verteilen, entscheiden und sehen darf. Jede interne Person bekommt ihren eigenen Tages-, Wochen- und Monatskalender, die Leitung verteilt Aufgaben per Ziehen und sieht die Auslastung sofort. Der Kundenzugang bleibt davon unberührt.
Geschäftsführung, Projektleitung, Producing, Kreation, Buchhaltung, Freelance – und der Kundenzugang.
Die persönliche Seite jeder internen Person – und zugleich ihr Plan.
Aufgaben wandern auf eine Person – die Spalte rechnet schon während des Ziehens mit.
Die Deadline entscheidet, wie weit eine Aufgabe wandern darf.
Zwei Abläufe, die sonst per Zuruf laufen – hier mit Verlauf.
Alle Planungsfunktionen arbeiten regelbasiert. Mit hinterlegtem KI-Zugang kommt eine zweite Meinung dazu – und eine Begründung.
Priorisierte Arbeit, ein vollständiges Projekt-Cockpit, mobile App-Funktionen, automatisierte Abläufe, professionelle Medienauslieferung und ein durchgängiges Projektarchiv — der Kern, in dem der Arbeitstag stattfindet.
Offene Vorgänge werden automatisch nach Dringlichkeit zusammengeführt.
Die zentrale Arbeitsansicht für operative und kaufmännische Projektdaten.
Backfolio passt sich auf dem Smartphone an, ohne die Desktop-Oberfläche zu verändern.
Definierte Auslöser können komplette Folgeaktionen vorbereiten.
Aus Projektmedien entstehen kontrollierte Lieferpakete für Kunden.
Abgeschlossene Projekte werden vollständig aus dem Tagesgeschäft verschoben.
Die Rechteprüfung trennt Projektzuweisung, Dokumentenzugriff und Buchhaltungsrechte sauber.
Das Buchhaltungsmodul bündelt kaufmännische Abläufe, Belege, Zahlungen, Projekte und Auswertungen in einer Oberfläche.
Die Zentrale für Kennzahlen, offene Vorgänge und direkte Aktionen.
Kunden, Kategorien und Grunddaten sind direkt pflegbar.
Angebote laufen vom Entwurf bis zur Annahme im selben System.
Rechnungen werden erzeugt, versendet und archiviert.
Freie Einnahmen, Ausgaben und Anhänge werden strukturiert gespeichert.
Uploads können direkt analysiert und mit erkannten Feldern ergänzt werden.
Bankdaten werden importiert, dedupliziert und Vorgängen zugeordnet.
Relevante Reports und steuernahe Exporte sind direkt enthalten.
Projekte, Aufgaben, Zeiten, Serien und Mahnungen greifen direkt ineinander.
Das Dateimodul ist Arbeitsbereich, Projektablage und Ausgangspunkt für Reviews, Freigaben und Landingpages.
Dateien bleiben geordnet und nach Kontext trennbar.
Die Oberfläche ist auf schnelle Dateiarbeit ausgelegt.
Der Alltag mit vielen Dateien bleibt beherrschbar.
Dateien werden sicher ausgeliefert und mediengerecht dargestellt.
Gerade bei großen Uploadmengen spart das unnötige Kopien.
Die Dateiablage ist nicht losgelöst, sondern direkt an Projekte und Benachrichtigungen gekoppelt.
Nachrichten verbinden Direktchats, Gruppen und Projektkommunikation mit derselben Nutzer- und Projektstruktur wie Cloud, Kalender und Freigaben.
Direktnachrichten öffnen den kürzesten Weg für Rückfragen, Statusupdates und kurze Freigaben.
Kommunikation bleibt dort, wo Projekte, Termine und Dateien ohnehin zusammenlaufen.
Gruppenräume bündeln Rückfragen, interne Übergaben und Abstimmungen direkt im Backfolio-System.
Die Nachrichtenansicht bringt visuelle Hinweise und Medienunterstützung direkt in dieselbe Oberfläche.
Der Kalender verbindet manuelle Planung mit automatisch erzeugten Projektereignissen und wurde für klarere Projektfilter sowie Zuständigkeiten nochmals überarbeitet.
Für Übersicht und Detailtiefe im selben Modul.
Termine lassen sich gezielt Personen und Projekten zuordnen.
Der Kalender zeigt nicht nur manuelle Termine.
Projektkontext bleibt auch im Kalender erhalten.
Review-Prozesse und sichere Share-Links greifen direkt auf dieselben Dateien und Projektordner zu.
Entwürfe werden kommentiert, freigegeben und versioniert.
Kommentare werden mit Kontext, Zeit und Anhängen gespeichert.
Feedback kann formal abgeschlossen und dokumentiert werden.
Aus Feedback entstehen direkt Aufgaben im Projekt.
Externe Empfänger erhalten gezielte, kontrollierbare Zugänge.
Kunden können ohne Login Dateien in den richtigen Zielordner senden.
Nutzer erhalten Zugriff auf Dateien und Ordner anderer Bereiche ohne Kopien.
Admins behalten Reviews, öffentliche Shares und Upload-Links in einer Übersicht.
Projekt-Hubs bündeln Aufgaben, Uploads, Briefings, Dokumente und öffentliche Präsentationsseiten.
Jedes Projekt kann zum strukturierten Kundenraum werden.
Der Kunde sieht genau die Informationen, die zum Projekt passen.
Portalzugänge lassen sich pro Projekt und Dokument steuern.
Projektstart und laufende Zusammenarbeit laufen ohne Toolwechsel.
Der Kunde findet Dokumente dort, wo auch das Projekt stattfindet.
Backfolio enthält zusätzlich einen visuellen Landingpage-Builder für projektbezogene Präsentationsseiten.
Backfolio ist kein Baukasten aus Einzelfunktionen. Die Bereiche sind technisch und logisch miteinander verbunden.
Vom ersten Briefing über Upload, Review und Freigabe bis zu Angebot, Rechnung und Landingpage bleibt alles in Backfolio.