Backfolio wird auf dem Webspace deiner bestehenden Website installiert und ist anschließend über deine eigene Domain erreichbar – zum Beispiel deine-domain.de/backfolio. Deine Website bleibt bestehen; das Portal ergänzt sie als eigener geschützter Bereich.
Backfolio verbindet Work Center, Projekt-Cockpit, Projektplanung mit Zeitplan, Teamplanung, Ressourcenplanung, Kundenportal, Dateiablage, Reviews, Media Delivery, MAIL, KI-Assistent, Wissen & Gespräche, Bankanbindung und vollständige Buchhaltung auf deiner eigenen Domain. Die Software-Funktionen sind im einmaligen Lizenzpreis von 299 € netto zzgl. USt. enthalten (B2B). Eigenes Hosting und optionale externe Dienste, etwa KI, betreibst du mit eigenen Zugängen; deren Kosten kommen gegebenenfalls hinzu.
KI-Assistent, Belegerkennung, FinTS-Bankanbindung für unterstützte Banken, Mailclient, Ressourcenplanung, Projektvorlagen, Meeting-Auswertung, Passkeys, Backups und mobile WebApp ergänzen die tägliche Projektarbeit. Externe Dienste richtest du mit deinen eigenen Zugängen ein.
Ein Assistent im Portal nimmt Anweisungen in normaler Sprache entgegen und führt sie aus.
Rechnungen und Quittungen werden ausgelesen, nicht abgetippt.
FinTS 3.0 mit PIN/TAN, nicht mehr auf ein einzelnes Institut festgelegt.
Ein vollwertiger Mailclient über IMAP und SMTP, direkt im Portal.
RessourcenplanungKapazitäten, Zuweisungen und Auslastung über das ganze Team hinweg – mit einer kompakten Werkzeugleiste für Zeitraum, Raster und Filter.
Wiederkehrende Projektarten legst du einmal an und startest sie danach per Klick.
Aufnehmen, transkribieren, auswerten und bewusst übernehmen. Du prüfst den Text und die vorgeschlagenen Einträge, bevor sie im Portal gespeichert werden.
Aufnahme und KI-Auswertung setzen die Zustimmung der Teilnehmenden voraus. Telefonate lassen sich mit einem separaten Telefon auf Lautsprecher per Mikrofon aufnehmen; Anrufe auf demselben Smartphone werden nicht direkt erfasst. Im Portal bleiben Transkript und Auswertung, keine dauerhafte Audiodatei.
Moderne Anmeldung und serverseitig geprüfte Rechte.
Das Portal kümmert sich um seinen eigenen Zustand.
Backfolio lässt sich auf unterstützten Geräten auf dem Startbildschirm ablegen. Die meisten Arbeitsfunktionen benötigen eine Verbindung zum eigenen Portal.
Sieben Agentur-Positionen bestimmen, wer verteilen, entscheiden und sehen darf. Jede interne Person bekommt ihren eigenen Tages-, Wochen- und Monatskalender, die Leitung plant Projekte im Zeitplan, verteilt Aufgaben per Ziehen und sieht die Auslastung sofort. Der Kundenzugang bleibt davon unberührt.
Geschäftsführung, Projektleitung, Producing, Kreation, Buchhaltung, Freelance – und der Kundenzugang.
Mein TagDie persönliche Seite jeder internen Person – und zugleich ihr Plan. Eine Kopfzeile, darunter sofort der ganze Tag oder die ganze Woche, ohne Scrollen.
ProjektplanungProjekt → Planung & Team: jede Aufgabe als Balken, in Tagen, Wochen oder Monaten.
Aufgaben einem Tag oder einer Kalenderwoche zuweisen: ziehen oder auswählen und das Ziel antippen. Auslastung und Team-Summe reagieren sofort.
Die Deadline entscheidet, wie weit eine Aufgabe wandern darf.
Zwei Abläufe, die sonst per Zuruf laufen – hier mit Verlauf.
Alle Planungsfunktionen arbeiten regelbasiert. Mit hinterlegtem KI-Zugang kommt eine zweite Meinung dazu – und eine Begründung.
Erledigtes wird nicht gelöscht, sondern nach einer Frist ausgeblendet.
Priorisierte Arbeit, eine aufgeräumte Projektübersicht, ein vollständiges Projekt-Cockpit, mobile App-Funktionen, automatisierte Abläufe, professionelle Medienauslieferung und ein durchgängiges Projektarchiv — der Kern, in dem der Arbeitstag stattfindet.
Offene Vorgänge werden automatisch nach Dringlichkeit zusammengeführt.
ProjektübersichtEine Werkzeugleiste, darunter direkt die Projekte – eine Zeile je Projekt.
Die zentrale Arbeitsansicht für operative und kaufmännische Projektdaten.
Backfolio passt sich auf dem Smartphone an, ohne die Desktop-Oberfläche zu verändern.
Definierte Auslöser können komplette Folgeaktionen vorbereiten.
Aus Projektmedien entstehen kontrollierte Lieferpakete für Kunden.
Abgeschlossene Projekte werden vollständig aus dem Tagesgeschäft verschoben.
Die Rechteprüfung trennt Projektzuweisung, Dokumentenzugriff und Buchhaltungsrechte sauber.
Das Buchhaltungsmodul bündelt kaufmännische Abläufe, Belege, Zahlungen, Projekte und Auswertungen in einer Oberfläche.
Die Zentrale für Kennzahlen, offene Vorgänge und direkte Aktionen.
Kunden, Kategorien und Grunddaten sind direkt pflegbar.
Angebote laufen vom Entwurf bis zur Annahme im selben System.
Rechnungen werden erzeugt, versendet und archiviert.
Freie Einnahmen, Ausgaben und Anhänge werden strukturiert gespeichert.
Uploads können direkt analysiert und mit erkannten Feldern ergänzt werden.
Bankdaten werden importiert, dedupliziert und Vorgängen zugeordnet.
Relevante Reports und steuernahe Exporte sind direkt enthalten.
Projekte, Aufgaben, Zeiten, Serien und Mahnungen greifen direkt ineinander.
Das Dateimodul ist Arbeitsbereich, Projektablage und Ausgangspunkt für Reviews, Freigaben und Landingpages.
Dateien bleiben geordnet und nach Kontext trennbar.
Die Oberfläche ist auf schnelle Dateiarbeit ausgelegt.
Der Alltag mit vielen Dateien bleibt beherrschbar.
Dateien werden sicher ausgeliefert und mediengerecht dargestellt.
Gerade bei großen Uploadmengen spart das unnötige Kopien.
Die Dateiablage ist nicht losgelöst, sondern direkt an Projekte und Benachrichtigungen gekoppelt.
Nachrichten verbinden Direktchats, Gruppen und Projektkommunikation mit derselben Nutzer- und Projektstruktur wie Cloud, Kalender und Freigaben.
Direktchats
Direktnachrichten öffnen den kürzesten Weg für Rückfragen, Statusupdates und kurze Freigaben.
Kommunikation bleibt dort, wo Projekte, Termine und Dateien ohnehin zusammenlaufen.
Gruppenräume bündeln Rückfragen, interne Übergaben und Abstimmungen direkt im Backfolio-System.
Die Nachrichtenansicht bringt visuelle Hinweise und Medienunterstützung direkt in dieselbe Oberfläche.
Der Kalender verbindet manuelle Planung mit automatisch erzeugten Projektereignissen und wurde für klarere Projektfilter sowie Zuständigkeiten nochmals überarbeitet.
Für Übersicht und Detailtiefe im selben Modul.
Termine lassen sich gezielt Personen und Projekten zuordnen.
Der Kalender zeigt nicht nur manuelle Termine.
Projektkontext bleibt auch im Kalender erhalten.
Reviews, Filesharing-Seiten und Präsentationen greifen direkt auf dieselben Dateien und Projektordner zu – und sehen alle gleich ruhig und aufgeräumt aus.
Reviews
Entwürfe werden kommentiert, freigegeben und versioniert – auf einer ruhigen Review-Seite im Stil deiner Freigaben.
Kommentare werden mit Kontext, Zeit und Anhängen gespeichert.
Feedback kann formal abgeschlossen und dokumentiert werden.
Aus Feedback entstehen direkt Aufgaben im Projekt.
Externe Empfänger erhalten eine gestaltete Filesharing-Seite mit Vorschaubildern aller Dateien.
Jede Datei lässt sich über das ⋯-Menü als ruhige, öffentliche Seite präsentieren.
Kunden können ohne Login Dateien in den richtigen Zielordner senden.
Nutzer erhalten Zugriff auf Dateien und Ordner anderer Bereiche ohne Kopien.
Reviews, Filesharing-Links und Präsentationen in einer Liste – die aktiven sofort sichtbar, mit Status, Ablauf, Aufrufen und Projekt.
Projekt-Hubs bündeln Aufgaben, Uploads, Briefings, Dokumente und öffentliche Präsentationsseiten.
Jedes Projekt kann zum strukturierten Kundenraum werden.
Der Kunde sieht genau die Informationen, die zum Projekt passen.
Portalzugänge lassen sich pro Projekt und Dokument steuern.
Projektstart und laufende Zusammenarbeit laufen ohne Toolwechsel.
Der Kunde findet Dokumente dort, wo auch das Projekt stattfindet.
Backfolio enthält zusätzlich einen visuellen Landingpage-Builder für projektbezogene Präsentationsseiten.
Backfolio ist kein Baukasten aus Einzelfunktionen. Die Bereiche sind technisch und logisch miteinander verbunden.
Vom ersten Briefing über Upload, Review und Freigabe bis zu Angebot, Rechnung und Landingpage bleibt alles in Backfolio.